Hoe betekenisvol je ook bezig bent als ondernemer, je wilt wel management informatie. Je hebt immers een bedrijf, geen liefdadigheidsinstelling. Je wilt onderweg weten hoe het gaat, zodat je kunt bijsturen. Op de goede manier.
Ook planning & control en management-informatie kan op een betekenisvolle manier gebeuren. Door niet alleen op meetbare informatie te sturen, maar ook op niet-meetbare. En wat ik heel belangrijk vindt: hoe het gaat met de organisatie is interessant voor iedereen, ook de koffiejuffrouw (als die nog bestaat) en de systeembeheerder. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is, dat voorkomt conflicten en roddels, maar het zorgt vooral voor een geweldig wij-gevoel en motivatie!
Hoe kun je je groei monitoren?
Je hebt een geweldig businessplan, een nog mooier manifest (of niet) en perfecte producten. De eerste klanten zijn binnen. Je bent een echt bedrijf!
En het gaat goed, de hectische beginfase blijft doorgaan: je groeit, je moet keuzes te maken, personeel aannemen of samenwerken met freelancers. Yes! Je hebt het druk, druk, druk.
Of, het gaat nog niet zo goed. Dat is stressvol. Maak ik de goede keuzes, wat moet anders, heb ik hulp nodig? Dus ook druk, druk, druk (maar op een andere manier).
Wat nu? Hoe ga je verder? Hoe ga je om met een bedrijf dat over is gegaan van de hectische startfase naar een “business-as-usual”-fase.
Weet je koers
Zoals ik in deze blog aangaf is je businessplan bij uitstek een manier op te kijken of je op koers bent, op deze koers wilt blijven of iets wilt veranderen.
Maar dan moet je wel een plan hebben dat je hierbij helpt. Met goed uitgewerkte, SMARTe doelen. Die dus Simpel, Meetbaar, Aanspreekbaar, Reëel en van Toepassing zijn.
Vaak lukt het aan het begin niet om de juiste doelen te bepalen. Weet jij veel wat over een tijdje relevant is? Dus aanvaard dan ook die nog af en toe zullen veranderen.
Wat altijd blijft is dat ene Rotsvaste reuze Inspirerende Knuffelbare Doel (in het Engels Big Hairy Audacious Goal). Dat doel dat altijd overeind blijft, zeer inspirerend werkt, waarbij mensen denk “o ja, leuk”, en je wat jou voort drijft, richting de toekomst.
De kop(en) bij elkaar steken
Wat belangrijk is om heel geregeld een moment te prikken om de koppen bij elkaar te steken. Of je nu een organisatie bent, met medewerkers of een éénMENSbedrijf hebt, check op regelmatige basis hoe je er voor staat.
Je kijkt op zo’n moment achteruit: hoe is het gegaan en vooruit: wat kan er beter, wat willen we en hoe staat het met onze RIKD.
Waarom?
Bedrijven die een helder doel formuleren en die geregeld checken hoe het er voor staat zijn succesvoller dan bedrijven die dit niet doen. En organisaties die zorgen dat ze samen kijken naar hun kpi’s (wat hebben we gehaald en wat niet en wat gaan we er aan doen) zijn niet alleen nog succesvoller, er werken ook gelukkiger mensen. Hun klanten zijn meer tevreden en de resultaten zijn beter.
Dit geldt ook, of zelfs nog wel meer, voor bedrijven die betekenisvol bezig zijn. Zij houden niet alleen de standaardinformatie bij, maar houden ook bij in hoeverre ze echt iets bereiken en hun omgeving er echt beter van wordt.
Waar stuur je op?
Het hangt natuurlijk af van de grootte van je bedrijf, het soort bedrijf en je doelen waar je op stuurt. Stuur op een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve informatie. Hoe gemakkelijk cijfers ook zijn, ze zeggen niet alles. Zoek ook altijd naar wat er achter de cijfers is.
Kijk als heel bedrijf naar de informatie, stuur samen, niet topdown. En kijk helemaal uit dat de cijferverzamelaars geen apart afdeling is, die overal buiten gehouden worden (werkt niet).
Wat je in ieder geval wilt weten:
Financiële informatie:
- Hoeveel kosten heb je en waar geef je het aan uit.
- Vaste en variabele kosten (en tov begroot).
- Wat zijn je opbrengsten en bij wie komt het vandaan
- Marges per klant (aan wie verdien je het meest of wie kost het meest)
- Investeringen en ROI
- Resultaat (vs budget: loopt het zoals je hoopte)
- Doen we nog de ‘juiste’ dingen?
Interne info:
- Tevredenheid: hebben we er nog lol in, zijn er problemen onderling, hebben we ideeën voor verbetering, doen wij het als management nog goed, etc.
- Verloopcijfers & Ziekteverzuim
- Urenrapportage (per klant, product, medewerker)
- Opleidingskosten, trainingen, etc.
- Resultaat per medewerker (als je dit belangrijk vindt)
- Hoe gelukkig zijn onze medewerkers
Marketing en omgevingsinfo:
- Orders per klant
- contacturen per klant
- Tevredenheid klant: aantal klachten, wijzigingen in orders/producten, feedback, etc.
- Hoeveel bezoekers, leads, klanten website (tov vorige periode, begroot, etc.)
- Info over social media: hoeveel, wie, zijn ze onze doelgroep, etc.
- Verkopen per klant, per product, relatie met marketing/ promotiebudget
- Hebben we gesprekken met klanten? En hoe vaak? En wat levert het op?
- Hoe doen onze concurrenten het (op het gebied van betekenisgeving)
- Hoe gaat het met de markt, zijn er nieuwe ontwikkelingen waar we iets mee willen?
- Wat bereiken we met onze idealen? Hebben ze effect?
- Hoe staat het met onze voetafdruk?
- Welke acties doen we om het milieu te sparen (energieverbruik, verspilling)
- welke waarden werken, welke moeten we veranderen?
Hoe vaak doe je dit?
Sommige bedrijven doen het elke dag, gedurende een paar minuten: hebben we nieuwe klanten/opdrachten, wie is er jarig, zijn er belangrijke dingen te bespreken, wat gaat er goed en wat niet?
Ik raad je aan één keer per week een kort moment te besteden aan hoe het gaat (Plan een vast tijdstip en hou je er aan: laat het een gewoonte worden). Ook als je éénpitter bent, zou ik toch een vast moment in de week prikken om jezelf even uit het dagelijkse gedoe te halen en even “na te denken”.
Per maand of per kwartaal: even rustig zitten en kijken hoe het gaat. Combineer het met je btw-aangifte. Realiseer je dat inzicht in je resultaten voor jou van belang zijn en niet alleen maar voor de belastingdienst zijn. Als je ze inzichtelijk maakt kun je op tijd bijsturen. Een groot gedeelte van de starters (4 van de 5) mislukt vooral omdat ze niet weten hoeveel kosten ze hebben en wat ze verdienen! Er zijn prima systemen in de handel die ook voor kleine ondernemingen deze informatie kunnen verstrekken: zorg dat je een goede boekhouder of accountant hebt. Eentje die niet alleen je belastingaangifte één keer per jaar doet, maar jou helpt managementinformatie te verzamelen.
Kijk geregeld naar hoe het ECHT gaat. Maak hier ruimschoots tijd voor, bijvoorbeeld een hele dag. Gebruik informatie die je de afgelopen periode hebt verzameld, je businessplan en je gezond verstand. En kijk niet alleen achteruit, maar plan ook vooruit. Doe dit desnoods met een deskundige op het gebied van strategie. En richt je niet alleen op de cijfers maar ook op je waarden en ideële doelen.
Cijfers zijn niet heilig.
Het sturen van je organisatie gaat niet alleen over cijfers. Zij zijn niets anders dan een vertaling van je plannen naar grijpbare dingen. Blijf vooral letten op niet-kwantificeerbare gegevens, zoals (onderbuik)gevoelens, meningen en ideeën. Want die zijn misschien nog wel belangrijker dan cijfers!
Bureau kardol heeft zich helemaal toegelegd op het ondersteunen van ondernemers die betekenisvol willen ondernemen. Wij coachen ondernemers en helpen ze om betekenisvol te groeien. Wil je meer weten? Bel of mail me dan: 050-3640355 of els@bureaukardol.nl
Geïnspireerd door: Moo.com/blog
Recente reacties